Mit csinál egy Virtuális Asszisztens?
Virtuális
asszisztens feladatai nagyon sokrétűek lehetnek. Vannak, akik specializálódtak
és vannak, akik általános irodai adminisztrációs feladatokat végeznek.
Minden
feladatra meg lehet találni a megfelelő VA-t. Marketinggel, grafikával, cikkek,
blogok, közösségi oldalak, hírlevelek írásával foglalkozó szakembereken kívül
weboldal készítők, utazásszervezők, pénzügyi és HR tanácsadók stb. várják, hogy
levegyék a terhet azokról a vállalkozókról, akik egy személyben vezetik és
irányítják a cégüket, miközben a termelés, anyagbeszerzés és egyéb teendőiket
is saját maguk látják el.
Mit csinál egy irodai
adminisztrációval foglalkozó asszisztens?
Kommunikál:
A virtuális asszisztens kapcsolatot teremt és
tart fenn írásban, telefonon vagy elektronikus csatornákon keresztül az
ügyfelekkel, érdeklődőkkel.
Megkereséseket fogad, kezeli a panaszt,
problémát, továbbítja a megfelelő helyre.
Tájékoztatást ad termékekről,
szolgáltatásokról, közérdekű információkról.
Fogadja a hozzá irányított hívásokat, információt
nyújt.
Információt
gyűjt:
A megrendelő kérésére adatkeresést végez, elemezi,
az összefüggéseket feltárja, információkat feldolgozza és továbbítja.
A keresési eredményeket szűkíti, speciális
keresést végez, dokumentálja a találati eredményeket.
Dokumentumokat
kezel:
Táblázatokat kezel. A berögzített adatok alapján végezhetőek számítások, készíthetőek rájuk alapozva számos típusú diagram, illetve kimutatás.
Különböző nyilvántartásokat vezet, mellyel a
keresés, visszakeresés, szűrés, leválogatás, rendezés, csoportosítás, elemzés
megvalósulhat.
Munkájához kapcsolódóan elkészíti a szükséges
dokumentumokat.
Iratokat, leveleket, nyomtatványokat készít,
szerkeszti, elvégzi a gépírási feladatokat.
Számítógépes adatbeviteli feladatokat végez.
Iktat, rendszerez, archiválja a
dokumentumokat.
Ügyet
intéz:
Könyvelővel tartja a kapcsolatot, összekészíti
számára a számlákat, összesítőket, kérésre felkeresi.
Szükség esetén gondoskodik a meghibásodott
irodatechnikai berendezések javíttatásáról, karbantartásáról.
Iktatja és postázza a leveleket.
Elvégzi a napi adminisztrációs feladatokat,
mint pl.: anyag és eszközrendelés, létszámjelentés, szabadságok kiírása, stb.
Tanul és
fejleszti magát:
Munkájához a korszerű irodatechnikai,
információs és kommunikációs eszközöket, programokat, berendezéseket kezel,
használ a megrendelő igényeihez igazodva.
Ha további érdekes és hasznos cikkeket szeretnél olvasni, kövess a facebookon: https://www.facebook.com/alivaoffice/, vagy a www.aliva.hu oldalon.
